Schemaläggandet tar onödigt mycket tid och energi på många hotell och restauranger. Bättre verktyg skulle underlätta för både företagare och anställda, visar en ny utredning.
När det kommer till schemaläggning och planering av arbetstid är det många branschföretagare som fortfarande sliter med papper, penna och miniräknare. Det konstaterar Sabina Nordström som har lett HRF och SHR:s gemensamma projekt ”Arbetstidsoptimering i praktiken för hotell- och restaurangbranschen”.
– Det som slog mig var att vi inte har kommit längre, att det inte är fler som tar hjälp av it och de tekniska verktyg som finns. Många företag arbetar fortfarande med manuella rutiner.
Under ett års tid har Sabina arbetat med att kartlägga branschens schemaläggningsarbete. Sammanlagt har 28 SHR-företag deltagit i undersökningen, och en upplevelse har de gemensant: de flesta upplever schemaarbetet som tidskrävande och krångligt.
– Det är en utmaning att få pusslet att gå ihop. Det kan hända saker på så många plan, gäster kan boka av och på och de anställda kan bli sjuka eller vilja vara lediga.
Företagen nämner en rad svårigheter, som att hålla reda på alla regler och avtal om arbetstid samt att förutspå personalbehovet. Det sista kan göra att man drar ut på schemaläggningen, vilket i sin tur gör det svårt för de anställda att planera sin vardag.
– För de anställda är det oerhört viktigt att få schemat i tid. De har förståelse för att verkligheten förändras och att schemat ibland måste ändras, men de efterlyser ofta mer kommunikation.
I dag finns ett antal programverktyg för till exempel schemaläggning och tidsrapportering. Många företag använder sig dock inte av sådana. En förklaring är att de upplevs som lite krångliga.
– Sedan finns en rädsla för att inte ha koll. Man vill ha den sista kontrollen och se att det blir rätt.
En annan slutsats är att trots att det finns bra tekniska verktyg för det mesta administrativa arbetet i hotell- och restaurangbranschen, så saknas det en gemensam plattform för dessa. En plattform där programmen kan samverka skulle kunna underlätta arbetet mycket, tror Sabina.
– Då kan man samla information och ge en helhetsbild av till exempel schemaläggning, tidsrapporter, lönearbete och ekonomi.
SHR och HRF planerar nu att fortsätta arbetet med att ta fram en branschanpassad plattform. Ett enklare verktyg för att stämma av scheman mot gällande arbetstidsregler har redan tagits fram, och kommer att finnas tillgängligt för både SHR-medlemmar och HRF-representanter inom kort.
Fakta: Projektet
”Arbetstidsoptimering i praktiken för hotell- och restaurangbranschen” är ett gemensamt projekt mellan HRF och Sveriges Hotell- och restaurangföretagare. Det har delvis finansierats med pengar från Vinnova.
Den här artikeln är från Hotellrevyns tidigare webbplats. Därför kan det till exempel saknas bilder eller finnas länkar som inte fungerar.