Uppdrag: konferens
Komradion är ett viktigt redskap på UKK för att hålla ordning på gästerna. Här servitören Michael Lindström. Foto: Elis Hoffman
Arbetsplatsen Uppsala Konsert & Kongress

Uppdrag: konferens

Jaga getmjölk, fixa modevisning eller hissa upp bilar på scen? Inga problem för de anställda på Uppsalas största mötesplats. Tre gånger har de nominerats till världens bästa konferensanläggning, och det är personalens förtjänst.

Publicerad 20 oktober 2016 Kommentera
Cecilia Björkenå, konferenschef.
Cecilia Björkenå, konferenschef.

En vanlig dag? Det finns inte här, säger ­Cecilia Björkenå, konferenschef på Uppsala Konsert & Kongress, UKK.
Hon är på väg upp för en av de långa rulltrapporna som tar konferensdeltagare kors och tvärs i den stora byggnaden. Eller huset, som personalen kallar det.
– Förutom konferenserna har vi mingel, konserter och mässor. Det händer alltid saker här. Som i dag. I kväll är det modevisning och i eftermiddag ska vi rigga för en mässa, säger Cecilia.

Här finns plats för upp till 3 000 besökare. I dag är det inte riktigt så många. En tv-skärm presenterar dagens gäster: 300 förskoleanställda, drygt 120 anställda från en kommun i Stockholmstrakten och en grupp från ett skivbolag.
Det är Charlene Nordahl, Therese Sandberg och Sofia Fahlén som har hand om dagens grupper. De sitter på konferensavdelningens kontor på andra våningen. Framför sig har de detaljerade scheman och checklistor. Fast viktigast är att vara flexibel, säger Sofia.
– Man kan ha en checklista för varje dag, men dagen blir aldrig som checklistan ändå. Det gäller att kunna hitta lösningar på alla problem, säger Sofia.
– Ja, man måste verkligen gilla att vara problemlösare här. Målet är ju att se till att gästerna får den bästa upplevelsen, säger Charlene.

Att upplevelsen är bra fick de kvitto på i våras. Då nominerades UKK för tredje gången till AIPC Apex Award som vartannat år delas ut till världens bästa konferensanläggning.
Det är mycket de anställdas förtjänst, säger Cecilia.
– Vår starka sida är personalens engagemang och driv att ta hand om kunderna. Det ser vi i bedömningarna vi får.

Danijel Draskovic, restaurangchef.
Danijel Draskovic, restaurangchef.

Det är snart lunchdags. I restaurangen står borden uppdukade och klara. Restaurangchef Danijel Draskovic står och tittar ut över bordshavet.  Han tycker att variationen är den största skillnaden med att jobba här jämfört med vanliga restauranger.
– Det är en sådan blandning av gäster. En dag är det unga på hiphopkonsert, andra dagen är det schackspelare. Alla har olika behov och önskningar.
Det konstigaste var en artist som absolut ville ha getmjölk att dricka, berättar Danijel.
– Vi sprang runt över halva stan för att hitta det. Till slut gjorde vi det.

Plötsligt händer något. Det stora förskolegänget har slutat tidigt och är på väg ner till matsalen. En tekniker inne i mötessalen larmar köket via komradion. Restaurangpersonalen sätter fart, en servitör tar älgkliv för att hinna ta emot gänget redan vid rulltrappan.
Danijel tittar mot köket. Det är viktigt med tider här, säger han.
– Framför allt när det gäller varm mat. Har man börjat förbereda servering av varm mat så är det bara att köra. Men det här löser vi. För tidigt är bättre än för sent.

Som mest kan UKK ha 3 000 gäster samtidigt. Foto: Elis Hoffman
När konferensdeltagarna släpps ut på fikapaus blir det fullt upp för Alice Hagelin. Foto: Elis Hoffman
Komradion är ett viktigt redskap på UKK för att hålla ordning på gästerna. Här servitören Michael Lindström. Foto: Elis Hoffman
Servitören Carlos Gonzales staplar stolar tills han inte når längre. Han har jobbat på UKK i sju år och gillar variationen. Foto: Elis Hoffman
Ingen dag är den andra lik på UKK. I dag står modevisning på schemat. Modellerna sminkas i ett av konferensrummen. Foto: Elis Hoffman
Efter lunchen töms restaurangen helt för att göra plats åt morgondagens mässa. Foto: Elis Hoffman
Sofia Fahlén, Therese Sandberg och Charlene Nordahl går igenom dagens hållpunkter. Foto: Elis Hoffman
När Uppsala Konsert & Kongress byggdes för snart tio år sedan var det efter en lång debatt. Arkitekturen har vunnit flera priser, men alla Uppsalabor är inte nöjda. Foto: Elis Hoffman

En trappa upp går Sofia och Charlene igenom eftermiddagen. Snart väntar eftermiddagsfika för de olika grupperna. Och högst upp i huset pågår förberedelserna för kvällens modevisning.
– Allt är under kontroll. Röda mattan rullas snart ut, säger Charlene.
De har båda aktivt sökt sig till konferensvärlden. Sofia gick hotell- och konferens på gymnasiet och Charlene gick turismlinjen.
– Jag ville verkligen jobba med konferenser. Det passar mig perfekt, säger Sofia.
– Jag var mer inne på att bli reseledare, men det är här jag hör hemma, säger Charlene.

Några skrivbord bort har en situation uppstått. Det ser ut som om gästerna till modevisningen blir fler än vad som flaggats för.
–Vi behöver mer personal. Det räcker inte med en bar, vi behöver två. Jag har sagt till köket att de ska ta fram allt de har, rapporterar hon på vägen ut.
Modellerna är på intåg, så Charlene och Therese tar rulltrappan till entrén för att möta dem. I stället kommer en tjej med barnvagn. Hon är en av utställarna på morgondagens mässa och vill börja ställa upp sin monter.
– Men det är sagt att ni ska göra det i morgon bitti, säger Charlene.

Plus och minus på UKK

  • Ingen dag är den andra lik. Det blir sällan tråkigt.
  • Mycket ommöblering, kan vara tungt för kroppen.

Utställaren visar upp ett mejl från mässarrangören med ett annat besked och berättar att hennes utrustning snart kommer att levereras.
Bakom henne, inne i restaurangen, pågår röjningen fortfarande för fullt. Där kan det inte monteras montrar än på ett tag. Strax därefter kommer ett par män fullastade med kassar genom snurrdörrarna.
– Vi är här för mässan, säger en av dem.
– Vi löser det här. Kom med här, säger Charlene och tar med dem upp till andra våningen.
En stund senare kommer de ner igen och ser nu nöjda ut. Jag frågar konferenschef Cecilia hur det gick med missförståndet.
– Det gick bra. Vi löste det, säger hon.

Och hur gick det med nomineringen till världens bästa konferens­anläggning då? Finalen hölls i somras i franska Nantes. Priset gick till en anläggning i Brisbane.
– På den här nivån är segermarginalen liten mellan vinnaren och de övriga i finalen. Nästa gång vinner vi, säger Cecilia.

Fråga om jobbet.
99
Vanliga frågor besvarade om allt från arbetslöshet till matavdrag.

Nyheter från Hotell- och restaurangbranschen.

Varje vecka, direkt i din inbox. Hotellrevyns nyhetsbrev.
Jag godkänner att Hotellrevyn sparar mina personuppgifter. Läs mer här