När appen styr jobbet
Arbetslivet har tagit plats i mobilen. Illustration: Mattias Käll
Fokus JOBBETS APPAR

När appen styr jobbet

Ett praktiskt hjälpmedel för branschens anställda, eller stressfaktor och verktyg för fuskande chefer? En sak är säker: Apparna är här för att stanna.

Pling-plong! Ny notis på mobilen: »Ledigt pass, lördag 15–22«.
I hotell- och restaurang­branschen har arbetslivet tagit plats i mobilen. I princip använder sig alla stora arbetsgivare av ett system med tillhörande app för scheman, lönespecifikationer, instämpling, byten av pass och kommunikation. En av de största apparna, Quinyx, används i dag av en halv miljon anställda, merparten i Sverige.

I Hotell- och restaurangfackets arbete märks det tydligt, säger Emil Bäckström som är central ombudsman.
– Det har blivit svårare med dokumentation. Förut kunde medlemmarna i bästa fall plocka fram sitt schema ett par månader tillbaka i tiden, nu ligger det i appen och sparas inte så länge.

Har blivit lättare att med kort varsel ändra i de anställdas scheman.Emil Bäckström, HRF-ombudsman

Emil Bäckström. Foto: Jann Lipka/HRF

Däremot sparar apparna ofta lönespecifikationer. Detta är både bra och dåligt, säger Emil Bäckström. Fördelen är att det är möjligt att gå tillbaka, nackdelen att anställda inte kollar lika ofta som när de fick ett papper i handen.
– I slutändan kan det leda till att felaktigheter preskriberas.

Apparna kan underlätta för anställda hos seriösa arbetsgivare. Samtidigt kan de även underlätta för arbetsgivare som inte sköter sig, säger Emil Bäckström.
– Det har till exempel blivit mycket lättare att med kort varsel ändra i de anställdas scheman.

Det blir vanligare att anställda bara får en pushnotis om att de inte ska jobba. Detta trots att arbetsgivare egentligen måste samråda två veckor innan en schemaändring görs.
– Förut krävdes i alla fall någon form av dialog. I dag går det mycket snabbare.

Vi ville modernisera medarbetarnas upplevelser.Lena Gellerstedt, projektchef, Food Folk Sverige

Lena Gellerstedt. Foto: Privat

Just snabbhet och flexibilitet framhåller Lena Gellerstedt som de största fördelarna med att använda app. Hon är projektchef för Food Folk Sverige som driver McDonald’s här.
– Den största fördelen är att det är lättare och snabbare för medarbetarna att till exempel byta arbetspass och ansöka om ledigt. Tidigare var man tvungen att prata med rätt person, och kanske vänta tills den var på plats.
Det var 2018 som kedjan införde appen, tidigare hade man flera system.
– Vi ville modernisera medarbetarnas upplevelser, att det skulle ske på ett enklare sätt som de är vana vid.

Hon tycker att det har tagits väl emot.
– Det känns som om förändringen har varit lättare för medarbetarna än för restaurangledningen, om jag ska vara ärlig. Vi har mest fått positiva reaktioner från medarbetarna. Det har gått ganska smidigt.

Det är viktigt att förtroendevalda vågar ta upp frågan.Djam Corca Djalo, klubbordförande

Men det håller inte Djam Corca Djalo riktigt med om. Han är skyddsombud och klubbordförande på sin arbetsplats, McDonald’s Slussen i Stockholm.
– Det är lurigt. Appen funkar bra när du jobbar heltid och har koll på ditt schema. Men för dem som jobbar extra och deltid är det mer krångel, säger han.

Han berättar om tillfällen där anställda inte fått sina arbetade timmar godkända i appen, och om pass som försvunnit. Men han tycker att det har blivit bättre efter att de förtroendevalda inom McDonald’s tagit upp problemen.
– Det är viktigt att förtroendevalda vågar ta upp frågan, för att det ska bli bättre.

Det kan bli ett problem för den som inte vill eller inte kan.Magdalena Stadin, forskare

Magdalena Stadin är doktorand vid Hälsohögskolan, Jönköping University och forskar om digital stress i arbetslivet. Hon säger att appar kan vara ett bra hjälpmedel, samtidigt som det kan finnas risker med dem ur ett arbets­miljöperspektiv.
– Anställda som förväntas använda appar måste få utbildning och tillgång till praktisk support om något krånglar. Annars kan det bli ett stressmoment.

Magdalena Stadin. Foto: Privat

En annan risk är att återhämtningen blir lidande.
– Om man förväntas hålla koll på telefonen för mycket så påverkar det möjligheten till återhämtning. Det kan spela extra stor roll i en bransch som restaurangbranschen där stressnivån redan är hög. Om man hela tiden går på förhöjda stressnivåer kan det påverka välmåendet negativt.

Det finns potential i apparna som arbetsredskap, men det är viktigt att de är användarvänliga, säger Magdalena Stadin. Det är också viktigt att de anställda får praktisk utbildning i att använda dem. En backup-rutin om tekniken strular är också att rekommendera, säger hon.
– Sedan kan man diskutera om det är rimligt att anställda förväntas ha arbetsgivarens app på sina privata telefoner. Det kan bli ett problem för den som inte vill eller inte kan.

Hotell- och restaurangfacket har redan fått hantera den frågan, när servicebolaget ISS ville gå över till en app för bland annat in- och utstämpling.
– Alla har inte en smartphone. Företaget kunde tänka sig att ge ett bidrag för att de anställda skulle kunna köpa en. Men vi sade nej, det får ni tillhandahålla, säger Emil Bäckström.
Resultatet blev att det fortfarande går att stämpla in och ut manuellt och att få schema på papper. Men vid nyanställningar kräver ISS smartphone.

Vanliga jobb-appar

Det finns många olika system med appar för schema, lönehantering och tidrapportering för personal i hotell- och restaurang­branschen. De här är bland de vanligaste.

  • Timeplan
  • Caspec
  • Personalkollen
  • Aditro
  • Quinyx

Emil Bäckström säger att facket inte ska vara emot teknisk utveckling, men kritiskt granska användningen.
– Det finns stora fördelar också. Vi ska inte spjärna emot.
I en del appar går det att lägga in spärrar som varnar om något strider mot kollektivavtalet och Emil Bäckström ser fler utvecklingsmöjligheter.
– Det är viktigt att vi inleder en dialog med dem som tillverkar apparna, så att vi kan vara med och påverka.

Fackets ombudsmän behöver också mer insikt och utbildning, tycker han.
– Apparna dyker allt oftare upp i förhandlingsärenden, och då behöver vi veta vad medlemmarna snackar om.

Fråga om jobbet.
92
Vanliga frågor besvarade om allt från arbetslöshet till matavdrag.

Nyheter från Hotell- och restaurangbranschen.

Varje vecka, direkt i din inbox. Hotellrevyns nyhetsbrev.
Jag godkänner att Hotellrevyn sparar mina personuppgifter. Läs mer här